Contoh Surat Dinas Beserta Pengertiannya

Dikesempatan kali ini admin akan membagikan contoh surat dinas yang bisa anda gunakan untuk membuat surat resmi diberbagai instansi baik pemerintahan ataupun swasta.

Contoh surat dinas

Banyak jenis-jenis dalam surat dinas untuk itu silahkan simak pengertian dan aturan dalam membuat surat dinas.

Definisi Surat Dinas

Surat dinas adalah surat resmi yang digunakan oleh instansi pemerintah atau swasta untuk keperluan bisnis dan administrasi. Surat dinas biasanya digunakan untuk mengirimkan informasi, permohonan, permintaan, atau keputusan kepada pihak lain.

Surat dinas memiliki format yang baku dan mengikuti aturan standar yang berlaku, serta biasanya ditandatangani oleh pejabat atau pihak yang berwenang dari instansi atau perusahaan yang bersangkutan. Surat dinas juga dapat dijadikan sebagai bukti atau arsip yang sah jika dibutuhkan di masa depan.

Jenis-jenis Surat Dinas

Ada beberapa jenis surat dinas, di antaranya:

1. Surat Perintah: Surat yang berisi instruksi atau perintah yang dikeluarkan oleh atasan kepada bawahannya.

2. Surat Undangan: Surat yang digunakan untuk mengundang seseorang atau sekelompok orang ke suatu acara resmi atau pertemuan penting.

3. Surat Pemberitahuan: Surat yang digunakan untuk memberitahukan suatu hal yang penting atau informasi yang relevan kepada pihak lain.

4. Surat Pengumuman: Surat yang digunakan untuk mengumumkan suatu keputusan atau peristiwa yang penting kepada karyawan atau pihak lain yang terkait.

5. Surat Penawaran: Surat yang digunakan untuk menawarkan produk atau jasa kepada pihak lain, biasanya dalam rangka kerjasama atau bisnis.

6. Surat Permohonan: Surat yang digunakan untuk meminta bantuan, dukungan, atau persetujuan dari pihak lain terkait suatu hal atau kegiatan.

7. Surat Keputusan: Surat yang berisi keputusan resmi yang dikeluarkan oleh atasan atau pejabat yang berwenang, biasanya terkait dengan kebijakan atau program kerja instansi atau perusahaan.

8. Surat Edaran: Surat yang digunakan untuk mengedarkan informasi atau kebijakan dari instansi atau perusahaan kepada seluruh karyawan atau pihak yang terkait.

9. Surat Saran: Surat yang berisi saran atau masukan terkait suatu hal atau kegiatan yang diajukan kepada atasan atau pejabat yang berwenang.

10. Surat Permintaan: Surat yang digunakan untuk meminta atau mengajukan permintaan terkait dengan suatu hal atau kegiatan, biasanya terkait dengan kepentingan instansi atau perusahaan.

Format Penulisan Surat Dinas

Sebuah surat memiliki aturan dan cara penulisan yang baku untuk di taati sehingga surat tersebut bisa dipertanggung jawabkan.

Berikut ini adalah kriteria format penulisan surat dinas yang umum digunakan di Indonesia yang sering kita jumpai :

1) Memiliki kop surat

Kop surat dalam surat dinas biasanya mencakup nama instansi atau perusahaan, alamat, nomor telepon, faksimili, dan alamat email. Biasanya, kop surat terletak di bagian atas kiri atau tengah halaman.

2) Terdapat nomor surat

Nomor surat merupakan nomor urut surat keluar dari surat dinas tersebut, dimana biasanya diawali dengan huruf kode atau singkatan dari jenis surat, dan diikuti oleh angka urut, dan tahun surat dibuat. Misalnya, SP-001/2022 untuk Surat Perintah nomor 1 tahun 2022.

3) Lampiran

Jika surat dinas dilampiri dokumen atau informasi lainnya, sebaiknya dijelaskan jumlah dan jenis lampiran pada bagian atas surat dinas tersebut.

4) Perihal

Perihal surat dinas berisi perihal atau tujuan utama dari surat tersebut. Hal tersebut sebaiknya ditulis dengan jelas dan singkat.

5) Isi surat

Isi surat dinas sebaiknya ditulis dengan singkat, jelas, dan padat. Gunakan kalimat yang mudah dipahami dan hindari penggunaan kata-kata atau frasa yang ambigu.

6) Penutup

Penutup surat dinas berisi ucapan terima kasih, harapan, atau penegasan mengenai tindakan selanjutnya yang perlu dilakukan oleh pihak yang menerima surat.

7) Tanda tangan dan nama pejabat

Setelah selesai menulis isi surat dinas, sebaiknya diakhiri dengan tanda tangan dan nama pejabat yang berwenang atau atasan yang mengeluarkan surat. Nama pejabat tersebut sebaiknya diikuti dengan jabatan dan tanda tangan terkait.

Etika Dalam Membuat Surat Dinas

Sebagai sebuah komunikasi resmi, surat dinas memiliki etika yang perlu diikuti agar pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan baik oleh pihak yang dituju. Berikut adalah beberapa etika yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat dinas:

1) Kepatuhan pada aturan dan kebijakan

Surat dinas harus mengikuti aturan dan kebijakan yang berlaku di instansi atau perusahaan. Jangan menuliskan sesuatu yang bertentangan dengan aturan dan kebijakan yang sudah ditetapkan.

2) Gunakan bahasa yang sopan dan baku

Surat dinas harus ditulis dengan bahasa yang sopan dan baku, jangan menggunakan bahasa yang informal atau bahasa yang tidak pantas. Hindari penggunaan kata-kata yang kasar atau merendahkan.

3) Hindari penggunaan bahasa yang ambigu

Gunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami agar pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan baik. Hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau sulit dipahami.

4) Singkat dan padat

Surat dinas sebaiknya ditulis dengan singkat dan padat agar pesan yang ingin disampaikan dapat disampaikan dengan jelas dan mudah dipahami. Jangan menggunakan kata-kata yang tidak perlu atau tidak relevan.

5) Gunakan tata bahasa yang benar

Perhatikan tata bahasa dalam penulisan surat dinas, seperti penggunaan huruf kapital, tanda baca, dan penggunaan kata yang tepat. Hindari kesalahan tata bahasa yang dapat mengganggu pemahaman pesan.

6) Hindari penggunaan bahasa gaul

Gunakan bahasa yang sesuai dengan keadaan formal dan menghindari penggunaan bahasa gaul atau bahasa slang.

7) Tetap profesional dan netral

Surat dinas harus tetap profesional dan netral, tidak ada unsur pribadi atau subjektif yang harus ditampilkan. Hindari penulisan yang dapat menyinggung perasaan atau memicu konflik.

8) Sertakan informasi yang relevan

Sertakan informasi yang relevan dan cukup dalam surat dinas, seperti tanggal, waktu, tempat, atau nama-nama yang terkait. Hal ini akan membantu memudahkan pemahaman dan pelaksanaan tindakan selanjutnya.

Pentingnya Surat Dinas

Surat dinas memiliki peran yang sangat penting dalam berbagai aktivitas dan tindakan yang dilakukan oleh instansi atau perusahaan. Beberapa alasan mengapa surat dinas penting antara lain:

1) Sebagai sarana komunikasi resmi

Surat dinas digunakan sebagai sarana komunikasi resmi antara instansi atau perusahaan dengan pihak lainnya. Surat dinas menjadi bukti tertulis yang sah dan mempunyai kekuatan hukum untuk memperjelas suatu informasi atau permintaan.

2) Sebagai alat pengendalian dan koordinasi

Surat dinas dapat digunakan sebagai alat pengendalian dan koordinasi dalam suatu kegiatan atau proyek. Dalam surat dinas dapat dijelaskan tugas, tanggung jawab, jadwal, dan target yang harus dicapai.

3) Sebagai bukti tertulis

Surat dinas berfungsi sebagai bukti tertulis yang dapat digunakan sebagai referensi atau dokumen dalam menjalankan suatu kegiatan atau tindakan. Surat dinas juga dapat digunakan sebagai bukti legal dalam proses pengadilan.

4) Sebagai alat untuk mengambil keputusan

Surat dinas seringkali digunakan untuk mengambil keputusan, seperti pengajuan izin, permintaan bantuan, atau permintaan persetujuan. Surat dinas yang baik akan membantu memperjelas informasi dan memudahkan proses pengambilan keputusan.

5) Sebagai sarana untuk menyampaikan informasi

Surat dinas digunakan sebagai sarana untuk menyampaikan informasi, baik itu informasi yang bersifat internal maupun eksternal. Surat dinas yang baik akan memudahkan penerima untuk memahami informasi yang disampaikan dan mengambil tindakan yang tepat.

Dari ke lima poin tersebut, dapat disimpulkan bahwa surat dinas sangat penting dan memiliki peran yang sangat vital dalam menjalankan berbagai aktivitas dan tindakan di dalam instansi atau perusahaan.

Surat dinas yang baik akan membantu memudahkan proses pengambilan keputusan, koordinasi, dan pengendalian, serta mendukung kinerja dan produktivitas instansi atau perusahaan.

Untuk mendownload contoh file diatas anda dapat mendownload melalui tombol dibawah ini

Download

Contoh Surat Dinas

Berikut ini adalah contoh surat dinas yang dapat dijadikan referensi dalam penulisan surat dinas:


Nomor: 02/SD/2023
Perihal: Undangan Seminar Nasional


Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
PT. Maju Jaya Sejahtera
Jl. Raya Barat No. 10
Jakarta Selatan


Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami mengundang Bapak/Ibu Pimpinan dan staf PT. Maju Jaya Sejahtera untuk hadir dalam Seminar Nasional yang akan diselenggarakan oleh Universitas Sebelas Maret Surakarta pada:

Hari/Tanggal: Sabtu, 10 Maret 2023
Waktu: 08.00 - 16.00 WIB
Tempat: Gedung Serba Guna Universitas Sebelas Maret Surakarta

Adapun tema yang akan diangkat dalam seminar nasional tersebut adalah "Teknologi Digital untuk Meningkatkan Daya Saing Bangsa". Seminar ini diharapkan dapat memberikan wawasan dan pengetahuan baru dalam bidang teknologi digital serta dapat memperluas jaringan kerja.

Kami mohon konfirmasi kehadiran Bapak/Ibu dan staf PT. Maju Jaya Sejahtera melalui nomor telepon (0271) 123456 atau email seminaruns@gmail.com pada paling lambat tanggal 28 Februari 2023.

Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.


Hormat kami,

Seminar Nasional Teknologi Digital
Universitas Sebelas Maret Surakarta


Contoh surat dinas di atas adalah surat undangan yang disampaikan oleh panitia seminar nasional kepada PT. Maju Jaya Sejahtera untuk menghadiri seminar yang akan diselenggarakan. Surat dinas tersebut sudah mencantumkan nomor surat, perihal, tujuan, waktu, tempat, serta tema dari seminar nasional tersebut. Selain itu, surat dinas juga sudah mencantumkan permohonan untuk konfirmasi kehadiran melalui nomor telepon atau email yang disediakan.

Contoh Surat Perintah

Berikut ini adalah contoh surat perintah yang dapat dijadikan referensi dalam penulisan surat perintah:

Nomor: Sprin/01/2023
Perihal: Surat Perintah Tugas


Kepada Yth.
Nama: Budi Santoso
Jabatan: Kepala Bagian Produksi
NIP: 123456789

Berdasarkan kebutuhan operasional dan tugas-tugas yang diberikan, dengan ini diperintahkan kepada Budi Santoso untuk melaksanakan tugas sebagai berikut:

Melakukan inspeksi dan pengecekan mesin produksi di Pabrik PT. Maju Jaya Sentosa di Cikarang, pada hari Senin tanggal 5 Maret 2023.

Memperbaiki mesin produksi yang mengalami kerusakan dan melakukan perawatan secara berkala di Pabrik PT. Maju Jaya Sentosa di Cikarang, pada tanggal 6 - 7 Maret 2023.

Melaporkan hasil inspeksi, pengecekan, dan perbaikan mesin produksi kepada Kepala Bagian Produksi.

Demikian surat perintah tugas ini dibuat dan diberikan kepada yang bersangkutan, agar dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Surat perintah tugas ini berlaku mulai tanggal ditetapkan sampai tugas selesai dilaksanakan dengan baik.


Hormat kami,


Budi Santoso
PT. Maju Jaya Sejahtera

Contoh surat perintah di atas adalah surat yang diberikan oleh atasan langsung kepada Budi Santoso sebagai Kepala Bagian Produksi untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah ditentukan seperti melakukan inspeksi dan pengecekan mesin produksi, memperbaiki mesin produksi yang mengalami kerusakan dan melaporkan hasil inspeksi, pengecekan, dan perbaikan mesin produksi.

Surat perintah tersebut sudah mencantumkan nomor surat, perihal, tujuan, waktu, serta tugas-tugas yang harus dilaksanakan dengan baik oleh yang bersangkutan.

Punutup

Demikianlah contoh surat dinas yang dapat kami jabarkan untuk dapat dijadikan sebagai acuan dalam membuat surat dinas bagi instansi atau perusahaan anda. Semoga bermanfaat.

Berbagi :